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手元にある名刺を活用するための知って得する整理のコツ
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名刺の相手を忘れないように交換したその日に覚え書き
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名刺を交換したら、その日のうちに名刺の余白部分に受け取った日付や場所、用件を書き込んでおく。「交換した相手のことを後から思い出しやすくするとともに、日付に関しては後に名刺を処分する際の目安になります。また相手の外見上の特徴もメモ書きすると、さらに思い出しやすくなるでしょう」
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もらった名刺を3つのパターンに分類&保存する
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交換した名刺は
「1-その直後からすぐ活用するモノ」
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「2-.すぐには使わないが保存しておきたいモノ」
、そして「
3-廃棄しても構わないモノ
」の3種類に分類。同じ取引先でも直接の担当者となる人以外の名刺は廃棄の対象としましょう」。また残しておく名刺も、頻繁に活用するモノと単に保存するのでは使うべき収納アイテムが異なる点に注意ましょう。
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定期的に名刺ケースを見直して不要となったモノは捨てる
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名刺は年末など定期的に見直し、不要なモノは先の手順に従い廃棄。「交換して何年も経つのに1度も連絡を取ってない人、また顔が思い浮かばない人の名刺は廃棄の対象です。収納ケースの収容能力を超える名刺は持たないなど、保存枚数に制限を設けましょう」
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今さら人に聞けないマナー 「名刺を同時に差し出したらどうする？」
何年か社会人をしている人も、いまさら聞けない常識というのがあるものです。接待で、商談で、「果たしてこれでよかったの？」と、自信がなくなることも…。
そこで、社会人の基本中の基本でもある名刺交換の常識をおさらいしておきましょう。
名刺交換は、必ず立ち上がって目下の者から先に差し出します。また、訪問した側が先に差し出します。でも、訪問者が目上の場合は？ 目下の者から差し出すのが正しいマナーになります。
差し出す際には、右手で名刺の端を軽く持って左手を軽く添え、社名や氏名を名乗りながら相手の胸より下の位置で差し出しましょう。受け取る際は、左手で受けて右手を添えます。
名刺交換で一番戸惑うのは、同時に名刺を差し出した場合。そんな時は、右手で差し出し、左手で受け取るようにしてください。
複数人と名刺交換をする場合も、渡す順序に戸惑うことがあります。地位が上の人から順にお渡しするのがマナーですが、地位が分からない場合は困ってしまいますよね。もし、訪問先の応接室などで待っている時は、基本的には地位の上の人から入室してくるので最初に入室してきた人から名刺を渡しましょう。訪問先の人が応接室に着席している場合は、入り口から遠い席が一番上の地位になるので奥から順に差し出しましょう。
しかし、あくまでも基本なのでできる社会人なら臨機応変に。
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